Behandling av personuppgifter vid visningar av Stockholms stadshus

Stockholms stads kommunstyrelse ansvarar för externa och publika guidevisningar av Stadshuset och erbjuder även möjlighet till privata visningar. I verksamheten ingår även ansvar för Stadshusshopen som är kopplad till den publika visningen samt externa guider och deras tillstånd. I samtliga av dessa fall behandlas personuppgifter.

Dina personuppgifter skyddas av dataskyddsförordningen, även kallad GDPR. Vid behandling av personuppgifter värnar Stockholms stads kommunstyrelse om din personliga integritet.

Personuppgifter och dataskydd i Stockholms stad

Vad är en personuppgift och behandling?

En personuppgift är all typ av information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande person. En personuppgiftsbehandling är all typ av hantering med personuppgifter.

Varför behandlas personuppgifterna?

Stockholms stads kommunstyrelse behandlar personuppgifter i samband med administration och genomförandet av visningar av Stadshuset, för att upprätthålla Stadshusets viktiga funktion som mötesplats och kulturarv.

Vilka personuppgifter behandlas?

De personuppgifter som behandlas vid bokningar av visningar är de du lämnat i bokningsförfrågan eller i mejl, såsom namn, kontaktuppgifter (telefon och e-post), behov av anpassningar av visningen, personnummer (när det ingår i organisationsnumret) samt adressuppgifter.

Den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra uppgift av allmänt intresse med syftet att visa Stockholms stadshus som är ett kulturarv samt att behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal som ingås.

De personuppgifter som behandlas vid betalning av visning och varor, är köp- och betalningsinformation. Vid större kortköp hanteras även kundens ID-nummer (passnummer alternativt personnummer) och vid återköp exempelvis telefonnummer och underskrift. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att fullgöra avtal som ingås i samband med köp av visning och varor.

De personuppgifter som behandlas gällande dig som är extern guide och guidar i Stockholms stadshus, är dels de uppgifter vi hämtat från guideutbildningsaktören om kursdeltagare, och dels de uppgifter du lämnat i kommunikation med oss samt information om ditt guidetillstånd, såsom namn och kontaktuppgifter.

För att vi ska kunna administrera guidetillstånd samt skicka ut information till särskilda intressenter i branschen behandlar vi uppgift om mottagarens namn och e-postadress. Den rättsliga grunden för behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal som ingås samt utföra uppgift av allmänt intresse med syftet att visa Stockholms stadshus som är ett kulturarv.

De personuppgifter som behandlas gällande dig som är leverantör till Stadshusshopen eller visningsverksamheten, är de du lämnat i samband med avtal, fakturering och kontakt med oss. Uppgifterna utgörs av t.ex. namn, personnummer (när det ingår i organisationsnumret), adressuppgifter, kontaktuppgifter (telefon och e-post). Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig för att fullgöra avtal.

Så delas personuppgifterna

Personuppgifter som behandlas i samband med visningsverksamheten kommer inte att användas i annat syfte än att administrera och genomföra visningar av Stockholms stadshus. Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till Stockholms stad kan bli allmänna handlingar och att de då kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen och kan komma att lämnas ut på begäran.

De som tar del av personuppgifterna inom Stockholms stads kommunstyrelse är anställd personal som har till arbetsuppgift att hantera visningsverksamheten. De kategorier av mottagare som Stockholms stads kommunstyrelse kan komma att dela personuppgifterna med är upphandlade leverantörer, såsom extern IT-leverantör.

Vi delar även dina personuppgifter med företag som är självständigt personuppgiftsansvariga, såsom betaltjänstföretag och bank. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur personuppgifterna som lämnas till företaget ska behandlas, vilket innebär att du finner ytterligare information i deras integritetspolicy om hur personuppgifter behandlas.

Delning av personuppgifter kan vidare ske till andra myndigheter när vi är skyldiga att dela uppgifter enligt lag eller vid misstanke om brott.

Så lagras dina personuppgifter

Stockholms stads kommunstyrelse iakttar principen om lagringsminimering, vilket innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar.

Vad gäller de personuppgifter som behandlas vid bokningar och när du kontaktar oss via mejl gallras:

  • kontaktuppgifter (telefon och e-post).

Vad gäller de personuppgifter som behandlas vid betalning gallras följande uppgifter efter 8 år:

  • kontokortsslippar
  • återköpsinformation
  • ID-nummer eller passnummer (vid större kortköp)
  • telefonnummer och underskrift (vid återköp).

Vad gäller de personuppgifter som behandlas gällande dig som är extern guide gallras följande uppgifter efter att guidetillståndet inte förnyats:

  • namn, kontaktuppgifter (telefon och e-post)
  • guidetillståndets giltighetstid
  • ditt foto
  • bostadsadress (om det saknas andra kontaktuppgifter).

Dina rättigheter

Du har rätt att vända dig till kommunstyrelsen i Stockholms stad för att få tillgång till dina personuppgifter, för att begära rättelse, radering och överföring av personuppgifter eller begränsning av behandling och för att invända mot behandling. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och arkivlagen kan innebära begränsningar i vissa av dina rättigheter.

Klagomål på personuppgiftsbehandlingen kan ges till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten.

Integritetsskyddsmyndigheten
E-post: imy@imy.se

Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig, Stockholms stads kommunstyrelse, Stadsledningskontoret och dess dataskyddsombud:

E-post: cityhalltours@stockholm.se
Dataskyddsombud: dataskydd.slk@stockholm.se