Personuppgiftsbehandling vid lokalupplåtelse i Stockholms stadshus
Stockholms stads kommunstyrelse upplåter lokaler för olika evenemang i Stockholms stadshus. I samband med ansökan om lokalupplåtelse av Blå hallen och Gyllene salen behandlas personuppgifter.
Dina personuppgifter skyddas av dataskyddsförordningen, även kallad GDPR. Vid behandling av personuppgifter värnar Stockholms stads kommunstyrelse om din personliga integritet.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all typ av information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande person. En personuppgiftsbehandling är all typ av hantering med personuppgifter.
Kontakt
Personuppgiftsansvarig, Stockholms stads kommunstyrelse
E-post: cityhallevent@stockholm.se
Dataskyddsombud
E-post: dataskydd.slk@stockholm.se
Varför behandlas personuppgifterna?
Stockholms stads kommunstyrelse behandlar dina personuppgifter vid lokalupplåtelse i Stockholms stadshus. Dina personuppgifter kommer att behandlas vid mottagande av ansökan om lokalupplåtelse av Blå hallen och/eller Gyllene salen.
Den rättsliga grunden för behandlingen är att kunna fullgöra ett avtal eller vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
Vilka personuppgifter behandlas?
De personuppgifter som behandlas är de du lämnat i ansökan såsom
- namn
- organisationsnummer
- adressuppgifter
- kontaktuppgifter (telefon och e-post)
- behov av säkerhetsåtgärder.
Så delas personuppgifterna
Personuppgifter som lämnas vid ansökan kommer inte att användas i annat syfte än för att boka lokal för en upplåtelse och administrera ett evenemang.
Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till Stockholms stad kan bli allmänna handlingar och att de då kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen.
De som tar del av personuppgifterna inom Stockholms stads kommunstyrelse är anställda eller konsulter som har till arbetsuppgift att hantera logistiken kring ett evenemang. De kategorier av mottagare som Stockholms stads kommunstyrelse kan komma att dela personuppgifterna med är upphandlade leverantörer, såsom exempelvis extern IT-leverantör, restauratör och vaktbolag.
Så lagras dina personuppgifter
Stockholms stads kommunstyrelse iakttar principen om lagringsminimering, vilket innebär att personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar.
Efter genomfört evenemang raderas de personuppgifter Stockholms stad mottagit från dig vid ansökan och som registrerats i verksamhetssystemet för att administrera uthyrningsverksamheten.
Arkivering sker enligt gällande gallringsbeslut och omfattar
- evenemangsnamn
- evenemangsdatum
- evenemangslokal
- evenemangstid
- antal gäster
- för återkommande kunder ev. körschema och ritningar för genomförda evenemang.
Den registrerades rättigheter
Du har rätt att vända dig till Stockholms stads kommunstyrelse för att få tillgång till dina personuppgifter, för att begära rättelse, radering och överföring av personuppgifter eller begränsning av behandling och för att invända mot behandling.
Reglerna om allmänna handlingars offentlighet i tryckfrihetsförordningen och arkivregler kan emellertid innebära begränsningar i vissa av dina rättigheter.
Klagomål på personuppgiftsbehandlingen kan ges till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten.
Integritetsskyddsmyndigheten
E-post: imy@imy.se
För ytterligare information gällande Stockholms stads behandling av personuppgifter hänvisas till stadens övergripande information om personuppgifter och dataskydd.